5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

Wiele osób zastanawia się jak najlepiej organizować pracę w ramach księgowości. Niekiedy jest to jednak szczególnie trudne, dlatego trzeba sobie wyróżnić kilka czynności, które trzeba zawsze wykonać.

Mamy cztery etapy, jeśli chodzi o pracę z dokumentami:

- przyjmowanie dokumentów związane z przepisaniem danych, które mają się znaleźć w konkretnym programie księgowym

- dekretacja - proces księgowania transakcji w programie

- dokumenty źródłowe podlegają archiwzacji.

Podział pracy, czyli jak uniknąć chaosu Jeśli chce się sprawnie funkcjonować w firmie trzeba oczywiście unikać chaosu. Jeśli ma się podzieloną pracę na różne etapy można rozdzielać wygodnie różne zadania i realizować je w odpowiedni sposób. Chodzi o to, by każdy doskonale wiedział co ma robić i za co jest odpowiedzialny. Jeśli skupimy się na wąskim podziale czynności możemy podnieść efekty realizowanych zadań. Księgowość w chmurze - kiedy warto się na nią zdecydować? Procesy działania, które mają nowoczesną formę mają wielkie znaczenie dla wyników, które osiąga firma. Dzięki nim można ulepszyć swoją pracę, a także zmniejszyć koszty obsługi. Trzeba usystematyzować pracę i obniżyć koszty księgowania. Na rynku polskim najczęściej spotykane są dwa modele pracy w księgowości: pierwszy model to taki, w którym jedna osoba będzie się zajmować pracą nad konkretną firmą od samego początku do końca drugi model to taki, w którym praca jest podzielona między osobę, która wprowadza dokumenty oraz księgowego. W pierwszym zakłada się, że księgowy ma jakieś firmy, które obsługuje. Jest tutaj wyraźny podział, który niekiedy dobrze się sprawdza. Określona osoba będzie się zajmować dokumentami od samego początku do końca. Elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowym (EDI) W drugim modelu praca będzie się dzielić i każdy pracownik ma swoje zadania, które są dopasowane ogólnie do tego czym się zajmuje i do czego ma odpowiednie kompetencje. Następuje specjalizacja przedmiotowa, która będzie nieco ograniczać możliwość pojawienia się kosztownych błędów. Jeśli skupimy się na wąskim zakresie obowiązków będzie można doprowadzić do znaczącego podniesienia efektywności wykonywanej pracy. Droga do sukcesu w branży księgowej Jeśli skorzysta się z drugiego modelu można oczekiwać zdecydowanie większej specjalizacji a co będzie dalej za tym szło zacznie się pojawiać efektywność naszego zespołu na dużo wyższym poziomie. Jeśli pewne czynności będą miały charakter zautomatyzowany można oczekiwać, że będą jeszcze szybciej realizowane. W ten sposób znacząco oszczędza się czas i jednocześnie zmniejsza się koszty prowadzonej działalności.

Takie kwestie starają się obecnie mocno podkreślać specjaliści, którzy uważają, że lepiej zorganizowana praca będzie lepszą gwarancją dla funkcjonowania firmy a jednocześnie sprawi, że osiągnie się dużo lepsze wyniki i będzie w firmie mniej nerwów. Jeśli wykorzysta się dodatkowo narzędzia informatyczne, by osiągnąć skuteczną optymalizację trzeba brać pod uwagę cykle i artykuły kolejne, które są z tym związane. W nich będziecie się mogli dowiedzieć o tym: - w jaki sposób zarządzać przepływem informacji między księgowymi a klientami - w jaki sposób szybko wprowadzać faktury do programu księgowego - w jaki sposób szybko informować klientów o tym jakie osiąga się wyniki finansowe - w jaki sposób sprawnie prowadzić w swojej firmie sprzedaż. Wszystkie te elementy mogą się okazać dla Państwa naprawdę ważne, dlatego zachęcamy do tego, by z tą tematyką się zapoznać i dowiedzieć się na ten temat możliwie jak najwięcej. Są to kwestie, które mogą się okazać dla Was szczególnie ważne.

Zamknięcia i otwarcia...

Jeśli zmieniać się będzie forma prawna przedsiębiorstwa trzeba podjąć...

Jak ująć w księgach...

Wiele osób zastanawia się jak sprawnie i prawidłowo rozliczyć zaliczkę na...

Zobacz także

Szukasz firmy księgowej?

Polecamy